8.4. Документування діяльності ВК (рішення, постанови, акти, протоколи)



Перейти до попередньої підтеми

8.3.Порядок підготовки та проведення засідань ВК


Скорочення:

Виборчі комісії – ВК;

Центральна виборча комісія – ЦВК;

Територіальна виборча комісія – ТВК;

Дільнична виборча комісія – ДВК;

Засоби масової інформації - ЗМІ.


Порядок організації роботи та ведення діловодства виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів (далі – Порядок організації роботи) визначає наступні питання щодо ведення діловодства ВК:


- порядок підготовки та оформлення документів для засідання комісій (розділ 4 Порядку ведення діловодства);

- вимоги до оформлення протоколу засідання комісій (розділ 12 Порядку ведення діловодства);

- вимоги до оформлення прийнятих на засіданні комісій рішень та складених актів і протоколів (розділи 10-11 Порядку ведення діловодства);

- порядок реєстрації та розгляд документів, заяв і скарг, що надходять до комісій (розділ 13 Порядку ведення діловодства);

- правила підготовки, оформлення і відправлення вихідних документів комісій (розділ 14 Порядку ведення діловодства);

- порядок використання та зберігання печатки та штампа комісій (розділ 15 Порядку ведення діловодства).


Відповідальність за організацію роботи та ведення діловодства ВК, а також за дотримання Порядку ведення діловодства покладається на голову відповідної ВК (п.1.20 Порядку ведення діловодства).
Організацію ведення діловодства ВК забезпечує секретар ВК (п.1.19 Порядку ведення діловодства).
Документування діяльності ВК здійснюється державною мовою (п.1.18 Порядку організації роботи)

В попередній підтемі 8.3. Порядок підготовки та проведення засідань виборчих комісій ви ознайомилися з документами, які готує секретар ВК під час підготовки до проведення засідання. В даній частині ви більш детально дізнаєтесь про документи, які оформлюються під час проведення засідання та доопрацьовуються по його закінченню.


BookПротокол засідання ВК.


Протокол засідання ВК є документом, в якому фіксується обговорення питань і прийняття рішень на засіданні комісії (п.12.1 Порядку організації роботи). Його веде веде та оформлює секретар комісії (секретар засідання) (ч.2 ст.37 Кодексу, п.п.12.1, 12.4 Порядку організації роботи).


Ведення протоколу підсумкового засідання ДВК, на якому здійснюється підрахунок голосів виборців, рішенням комісії доручається заступнику голови або іншому члену ДВК, оскільки секретар комісії на цьому засіданні вносить відомості до протоколу про підрахунок голосів виборців (аб.2 п.2.1 Порядку організації роботи).

Реквізити, які повинен містити Протокол засідання ВК (п.12.2 Порядку організації роботи):


- назву документа (протокол);

- назву виду діяльності ВК (засідання);

- назву виборчої комісії;

- час, дату і місце проведення засідання (якщо засідання тривало кілька днів, дата проведення засідання матиме вигляд інтервалу із - зазначенням першого та останнього днів засідання);

- загальну кількість членів виборчої комісії;

- кількість присутніх на засіданні членів виборчої комісії;

- кількість осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення виборчої комісії та без дозволу або запрошення (якщо кількість - присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість із посиланням на список, що додається до протоколу);

- порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку.


Текст протоколу засідання ВК з розгляду кожного питання складається 3-х частин, що починаються словами: "Слухали", "Виступили", "Вирішили" ("Постановили") (п.12.2 Порядку організації роботи).


Крім того:


- у протоколі засідання повинні бути відображені зміст та номер постанови, протоколу чи акта, які були відповідно прийняті або складені на засіданні комісії (п.12.3 Порядку організації роботи);

- до протоколу засідання долучаються оригінали постанов, прийнятих на цьому засіданні, додатки до них, якщо такі були, інші документи щодо розглянутих на засіданні питань, а також, за наявності, викладені в письмовій формі окремі думки членів комісії; окремі думки членів комісії є невід’ємною частиною протоколу засідання ВК (п.12.5 Порядку організації роботи);

- протокол засідання підписує головуючий на засіданні комісії та секретар комісії (секретар засідання). У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціал імені і прізвище особи, яка підписала документ (п.12.6 Порядку організації роботи);

- протокол засідання надається для ознайомлення членам комісії не пізніше наступного засідання комісії, при цьому член комісії має право його підписати (ч.2 ст.37 Кодексу, п.12.7 Порядку організації роботи);

- протокол засідання надається для ознайомлення суб’єкту виборчого процесу на його вимогу не пізніше наступного засідання комісії (ч.2 ст.37 Кодексу, п.12.8 Порядку організації роботи).


ФОРМА. Протокол засідання ВК (натисніть, щоб завантажити).




Рішення ВК з розглянутого питання порядку денного письмово оформляється у формі постанови (ч.3. ст.37 Кодексу, п.9.6 Порядку організації роботи). З питань поточної діяльності ВК може приймати протокольні рішення, зміст яких заноситься до протоколу ВК та не оформлюється окремим документом (ч.5 ст.37 Кодексу, п.п.9.8, 10.7 Порядку організації роботи). За необхідності може бути виготовлений витяг із протоколу засідання ВК, що відображає прийняте протокольне рішення (аб.2 п.10.7 Порядку організації роботи).

ФОРМА. Витяг з протоколу засідання ВК (натисніть, щоб завантажити).





Book Постанова ВК.


Постанова ВК, прийнята на засіданні ВК, підлягає відповідному оформленню для підписання, видачі (надсилання) і оприлюднення. Оформлення та доопрацювання постанови здійснюється секретарем комісії (секретарем засідання) (п.10.1 Порядку організації роботи).


Постанова ВК, після її оформлення, підписується головуючим на засіданні комісії та секретарем комісії (секретарем засідання) із зазначенням фактичної посади, ініціалу імені і прізвища особи, яка підписала документ (п.10.3 Порядок організації роботи);


Постанова ВК повинна містити (ч.3. ст.37 Кодексу, та п.9.7 Порядку організації роботи):


1. Найменування комісії;

2. Найменування постанови (найменування постанови ВК повинно бути лаконічним та відображати її основний зміст; якщо в постанові йдеться про кілька питань, найменування може бути узагальненим);

3. Час, дату та місце прийняття;

4. Порядковий номер;

5. Мотивувальну частину (посилання на обставини, що зумовили розгляд питання на засіданні ВК, встановлені факти та підстави для ухвалення рішення);

6. Нормативно-правове обґрунтування (посилання на положення нормативно-правових актів або рішення (положення рішень) ЦВК чи ТВК або судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті постанови);

7. Резолютивну частину:

- повинна містити відповідне рішення виборчої комісії, викладене у формі висновку, із зазначенням завдань і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії з питання, що розглядається;

- може містити вказівки на необхідність доведення змісту постанови до суб’єктів, на яких поширюється її дія, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки його виконання та додатки;

- складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.


ФОРМА. Постанова ВК (натисніть, щоб завантажити).




Постанова доопрацьовується секретарем комісії (секретарем засідання) з урахуванням таких вимог:

 

вносяться то тексту постанови відповідні зміни, у разі їх ухвалення на засіданні ВК (п.10.2 Порядку організації роботи);

- прийняті ВК постанови повинні мати наскрізну послідовну нумерацію в межах одного календарного року (п.10.4 Порядку організації роботи);

- секретар комісії (секретар засідання) має підписати додатки до постанови (ч.3. ст.37 Кодексу, п.10.3 Порядку організації роботи).

 

Оприлюднення (надсилання) постанови ВК відбувається наступним чином:


- постанова вивішується на стенді офіційних матеріалів комісії (облаштованому у приміщенні комісії у місці, вільно доступному для відвідувачів) для загального ознайомленняне пізніше 11 години наступного дня після її прийняття,а прийнята напередодні дня голосування (дня повторного голосування), у день голосування (день повторного голосування) та під час підрахунку голосів виборців, встановлення підсумків голосування – не пізніш як через 4 години після завершення засідання ВК (ч.4 ст.37 Кодексу, п.10.5 Порядку організації роботи);

- копія постанови, засвідчена головою комісії чи його заступником і секретарем комісії та скріплена печаткою комісії,не пізніше ніж через 4 години після її прийняття, а в день голосування (день повторного голосування) – невідкладно, видається суб’єкту виборчого процесу, якого вона стосується, на його вимогу (п.3 ч.4 ст.37 Кодексу, п.10.6 Порядку організації роботи).

 

ПРИКЛАД. Постанова ТВК про розподіл між головою, заступником голови, секретарем та іншими членами (натисніть, щоб завантажити).



Book Акти і протоколи виборчої комісії


ВК у процесі своєї діяльності складає акти та протоколи (ч.6 ст.37 Кодексу, п.11.1 Порядку організації роботи).


Акт комісії засвідчує певний факт або певну подію, виявлені і визнані комісією (ч.6 ст.37 Кодексу, аб.2. п.11.1 Порядку організації роботи).


Протокол комісії встановлює підсумки певних дій, виконаних комісією (ч.6 ст.37 Кодексу, аб.3 п.11.1 Порядку організації роботи).


Протоколи ВК про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях, про встановлення підсумків голосування та про результати відповідних виборів складаються без прийняття рішень відповідними ВК (п.9.5 Порядку організації роботи).

Акти i протоколи ВК:


- складаються за формами і в порядку, затвердженими ЦВК (п.2 ч.6 ст.37 Кодексу, п.11.2 Порядку організації роботи);

- складаються у випадках та у кiлькостi примiрникiв, встановлених Кодексом (п.2 ч.6 ст.37 Кодексу);

підписуються всіма присутніми на засіданні членами ВК, підписи яких скріплюються печаткою комісії; при цьому перший примірник акта чи протоколу мають право підписати присутні на засіданні кандидати, зареєстровані для участі у відповідних виборах, їх довірені особи, уповноважені представники партій (місцевих організацій партій), кандидатів, уповноважені особи партій, офіційні спостерігачі (п.2 ч.6 ст.37 Кодексу, п.11.3 Порядку організації роботи);

- копія акта чи протоколу надається суб’єкту виборчого процесу відповідних виборів на його вимогу (п.11.4 Порядку організації роботи).


No With Smile Окрема думка члена виборчої комісії.


Член ВК має право висловити і подати окрему думку до прийнятого комісією рішення або встановлення комісією певних дій (ч.13 ст.36ч.4.ст.251, ч.9 ст.255ч.2 ст.256 Кодексу, п.8.9 Порядку організації роботи).

Таке право може бути реалізоване, якщо член комісії не згоден:


- із прийнятим на засіданні комісії рішенням (ТВК чи ДВК) (ч.13 ст.36 Кодексу);

- із результатами підрахунку голосів, зафіксованими у протоколі про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці (ч.4.ст.251 Кодексу);

- з відомостями, які зазначені у протоколі про підсумки голосування на місцевих виборах (ч.9 ст.255 Кодексу),

- з відомостями,які зазначені у протоколі про результати голосування на місцевих виборах (ч.2 ст.256 Кодексу).

 

Член ВК, який бере участь у її засіданні і не згоден з рішенням, прийнятим комісією, має право протягом 2-х днів після засідання, на якому було прийнято рішення, у письмовій формі висловити окрему думку, яка додається до протоколу відповідного засідання ВК і є його невід'ємною частиною (ч.13 ст.36 Кодексу, п.8.9 Порядку організації роботи).


Член ДВК, у разі своєї незгоди із результатами підрахунку голосів виборців, зафіксованими у протоколі комісії, підписує протоколіз приміткою "З окремою думкою"; письмовий виклад окремої думки додається до протоколу ДВК про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці (ч.4. ст.251 Кодексу). Окремі думки членів ДВК, висловлені щодо рішень на засіданні, на якому були підраховані голоси виборців на виборчій дільниці, запаковуються разом з іншою виборчою документацією у пакети та доставляються до ТВК (ч.10 ст.251 Кодексу).


Член ТВК, у разі своєї незгоди із встановленими підсумками голосування, зафіксованими у відповідному протоколі комісії, підписує протокол із приміткою "З окремою думкою"; письмовий виклад окремої думки додається до протоколу про підсумки голосування (ч.9 ст.255 Кодексу). Окремі думки членів ТВК, приєднуються до протоколу безперервного засідання ТВК (ч.2 ст.254 Кодексу) та транспортуються до ВК разом з іншою виборчою документацією, яка встановлює результати відповідних виборів (ч.13 ст.255 Кодексу).


Член ТВК у разі незгоди із встановленими результатами місцевих виборів, зафіксованими у відповідному протоколі підписує протокол із позначкою "З окремою думкою". Письмовий виклад окремої думки додається до протоколу про результати виборів (ч.2 ст.256 Кодексу).


Окрема думка може бути підготовлена у довільній формі. Водночас, член ВК має вказати у ній причини своєї незгоди із прийнятим рішенням, складеним протоколом про результати голосування на дільниці або підсумки голосування. Член комісії має підписати викладену ним у письмовій формі окрему думку.

ПРИКЛАД. Окрема думка члена ВК (натисніть, щоб завантажити).

- у розробці -

Окрім оформлення вищезазначених документів, необхідно пам'ятати, що у ВК ведеться журнал обліку особистого прийому громадян, які звернулися до ВК для особистого прийому та журнал реєстрації документів, заяв і скарг (п.п.13.17, 13.20 Порядку організації роботи).

Контроль за виконанням документів, звернень, який передбачає безпосередню перевірку і коригування процесу виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що перебувають на контролі, дотримання встановлених строків виконання здійснює секретар комісії. 


Про виконання документів, звернень робиться відмітка у відповідній графі журналу обліку особистого прийому громадян та журналу реєстрації документів, заяв і скарг. Про виконання документа секретар комісії інформує голову комісії.


ФОРМА. Журнал обліку особистого прийому громадян у ВК (натисніть, щоб завантажити).




ФОРМА. Журнал реєстрації документів, заяв і скарг у ВК (натисніть, щоб завантажити).



 


Перейти до наступної підтеми

8.5. Право присутності на засіданнях ВК


 



№ статті: 24
Опубліковано: 2020-08-11 12:06:16
Останнє оновлення: 2020-09-08 08:52:26

Посилання: /kb/article.php?id=24